Le scénario

DedelSN, appartement de Louna (dev junior 1),
Louna lance la visio sous DedelSio, ferme le son et la caméra.
Sa hantise est de laisser le son et la caméra actifs avec le risque de rendre sa vie privée, publique.
En attendant Kevin(dev junior 2), elle observe une pie par la fenêtre de son bureau.
Cette petite pause de quelques secondes lui permet de s'évader.
Kevin entre dans la réunion, sa vignette s'affiche à l'écran.
Louna réactive le son et la caméra.
Son visage reste invisible.

Louna: ah mince, j'oublie encore d'ôter le cache de la caméra. Voilà. Je préfère utiliser la caméra; je trouve cela plus sympa. Bonjour Kevin.
Kevin: salut!
Louna: comment vas-tu?
Kevin: C'va!
Louna: Qui t'as onboardé?
Kevin: hein?
Louna: Qui t'accompagne pour tes premiers pas dans l'entreprise ? moi, j'ai été accueillie par lorant aka loulou.
Kevin: chépô. J'attends.
Louna: tu as tes accès?
Kevin : nan.
Louna: attends, j'envoie un message à Lorant.
Louna se tourne vers l'outil de communication instantané DedelStant affiché sur son deuxième écran.
Elle clique sur la vignette de Lorant, puis saisit son message.
Louna: sais-tu si quelque chose est prévue pour Kevin, le nouveau ?
Lorant: ah mince, je dois m'en occuper. J'ai complétement zappé et je suis en réunion avec un client. Attends, je demande dans le salon général.
Louna voit la requête de Lorant s'afficher dans le salon général.
Lorant: Riri, fifi, l'un de vous est dispo pour onboarder le nouveau dev ?
Riri(dev senior 1): on a un nouveau dev? nope. Et Fifi(dev senior 2) est parti installer un truc chez un nouveau client.
Arthur(l'adminsys): si ça vous intéresse les cannetons, j'ai préparé ses accès. Je peux les lui envoyer?
Lorant: parfait . Louna, peux-tu lui faire une prez, comme celle de ton arrivée ?
Louna: oui, je le peux.
Louna se réoriente vers l'écran de son pc.
Louna: Arthur, notre adminsys doit t'envoyer tes accès. Tu les as peut-être reçu ?
Le nouveau a coupé le son. Sa vignette est toujours apparente.
Louna: Kevin?
Silence radio.
Kevin: oui.
Louna: les as-tu reçus ?
Kevin: quoi?
Louna : tes accès ?
Kevin: ...
Louna: notre adminsys doit te les envoyer. Quand tu les auras, peux tu me faire signe ?
Kevin: ...
Louna: il y a un problème?
Kevin: nope.
Louna: peux-tu répondre à mes questions parce que sans l'image, c'est un peu compliqué?
Kevin: oui.
Louna: à tout à l'heure!
Louna ferme la visio. Elle commence à se demander si elle a bien fait de présenter Kevin, le frère de son amie Lucie à Jean-Michel, le gérant de DedelSN.

Combien coûte ce scénario à DedelSN ?

Au démarrage, nous avons deux protagonistes; Louna et Kevin.

Juniors tous les deux,
Kevin coûte 2500€/mois, soit 16.6€/heure
Louna coûte 2300€/mois, soit 15.2€/heure (complexe de l’imposteur).
Elle travaille sur un projet au temps passé, tarif de 85€/heure.

(Je laisse les CDG ajuster/corriger les calculs)

Le nouvel arrivant Kevin n’a pas les accès aux différents outils utiles à son intégration .
Il attend et profite de cette attente pour réussir le niveau 6 de son jeu en ligne.
Il attendra en tout : 6h, soit un coût d’attente de 99.6€ pour DedelSN.
Qui est la première victime de cette situation ?
Pour moi, il s’agit du gérant de DedelSN.
Il investit sa fortune personnelle.
Avec le recrutement de Kevin, il attend un retour sur investissement.

Afin de faire avancer la situation,
Louna intervient.
Elle joue le sauveur en initiant une visio avec Kevin et en interpellant ses autres collègues.

En tout, la visio durera 1h.
Le coût de Luna sera de 15.2€, et sera augmenté de 85€ qu’elle ne valorisera pas en travaillant sur son projet client; soit un coût total de 100.2€.
Plus tard, elle accompagnera Kevin pendant 1h supplémentaire, soit 100,2€.

Les 10 minutes d’intervention de lorant sont absorbés par une réunion client

En revanche, Arthur, l’adminsys 4000€/mois consommera 30 min à préparer les accès de Kevin soit un coût de 13.25€

Le gérant ne sait pas que Kevin attend.
Il ne sait pas qu’il n’y aura pas de retour sur investissement.
Il ne sait pas que l’inbound de Kevin coûte en tout:

• 99.6€ temps d’attente Kevin
• 16.6€ visio kevin prez Louna
• 200,4€ 2 visios Louna
• 13.25€ accès par Arthur.

Soit un total de 329.85€

Dans ce processus, Lorant aurait pu jouer le sauveur en effectuant la prez .
Cela aurait augmenté la note de l’inbound de plus 100€ sachant qu’il est sur le même projet client que Louna à un tarif plus élevé.

Arthur aurait pu jouer le bourreau en refusant de s’occuper des accès.
Cela aurait augmenté le coût de Kevin.

Sans la mise à plat de ce processus, Jean Michel continuera à être victime à chaque recrutement.

Nous pourrions nous arrêtez là en nous disant 329.85€ voir 500€ pour un onboarding c’est peu .

Ici, nous sommes sur un mini processus.
L’information du coût n’apparaît pas si nous ne la recherchons pas .

Et pourtant la faire apparaître en listant nos activités peut:
– permettre de dénicher nos coûts et arbitrer sur ce qui peut être automatisé, ou amélioré.
– prendre la mesure des comportements interpersonnels .

Je suis chef de projet ERP/développeur.
La mise en place d’un ERP a un sens si cela amène de la valeur dans vos processus.
Connaître ses processus est un pré-requis.

Comment automatiser ce scénario d’onboarding?

Nous pouvons identifier 2 leviers d’automatisation.

𝐏𝐫𝐞𝐦𝐢𝐞𝐫 𝐥𝐞𝐯𝐢𝐞𝐫

L’envoi automatique d’identifiants à l’arrivée d’un nouvel entrant.
Coût de développement de l’automatisation: 927€
Actuellement l’envoi des accès coûte 13,25€.
Retour sur investissement à partir de 70 recrutements.
Ce développement n’est pas intéressant dans le contexte de DedelSN.
Néanmoins , 100 euros ont été dépensés pour une première visio avec Louna .
Pour tenter d’éviter cela, une mise au point avec Arthur pourrait être réalisée afin qu’il envoie les accès avant le début d’un contrat.

𝐃𝐞𝐮𝐱𝐢𝐞̀𝐦𝐞 𝐥𝐞𝐯𝐢𝐞𝐫

La mise à disposition d’une documentation permettant de monter à bord en toute autonomie.
Coût de mise en œuvre: 927€
Sachant qu’une visio par Louna coûte 100.2€.
Il faudrait réaliser 10 recrutements pour rentabiliser le documentation.
Cette documentation est-elle utile?
Néanmoins, nous pouvons retenir que pour limiter les frais, la visio de présentation pourrait être réalisée par un salarié ayant un coût peu élevé.
En fonction de vos activités, l’automatisation peut apporter un gain réel et immédiat.
En tout cas, avant de penser outil numérique ou ERP, faire une passe sur nos processus et informations nécessaires est un pré-requis.

Scénario utilisant la fonctionnalité « activité » dans Odoo

Pré-requis

Avoir réaliser l’ensemble des actions décrites dans le post : Usage de odoo pour l’activité de DedelSN.

Qu’est ce que la fonctionnalité activité?

La fonctionnalité « activité » dans odoo agit un peu comme un pense-bête. L’idée est d’accompagner les utilisateurs de odoo à réaliser le scénario d’onboarding de manière fluide en évitant les oublis.

Par les activités, odoo rappelle à chacun au moment opportun, les actions qu’il doit réaliser.

Dans le scénario d’onboarding de DedelSN, cela pourrait ressembler au visuel ci-dessous.

Configuration des activités

Avant de pouvoir utiliser les activités, un utilisateur ayant les droits de paramétrage dans odoo, devra créer les activités.